こんにちは、在宅ワーカー主婦のgyaoです。
- 最近会社にリモートワークが導入された。
- Web会議をする機会が増えた。
こんな方は、すごく多いのではないでしょうか。
Web会議でよく使われるのがZoom (ズーム)。
無料から使えて、簡単な操作でWeb会議に参加できる操作のしやすさが特徴のWeb会議システムです。
私も使っていますが、意外と知られていない便利機能があることに気がつきました。
ZoomでのWeb会議を快適にする、知られざる便利機能をご紹介します！
Zoom (ズーム) とは？
Zoomは、アメリカで2011年に設立された、Web会議サービスの会社です。
Zoomは、skypeなどのビデオ通話とは少し異なり、Webセミナー(ウェビナー)が開催しやすくしたシステムです。
パソコンでもスマホでも参加でき、参加者はアカウント登録さえ不要で、数回のクリックだけで参加ができる手軽さが魅力です。
無料プランは時間制限などはあるものの、短いミーティングでは十分使えるのでまずは無料から試して、使い勝手がよければ有料プランに移行するのがおすすめです。
Zoomが最近指示されている理由には、ウェビナーができること以外に、さまざまな痒いところに手が届く機能があります。
ひとつひとつご紹介していきますね。
美肌機能 (外見補正)
まず、男性にも女性にも必ずオンにして使っていただいきたい外見補正の機能。
女性は在宅勤務でメイクするのがもったいない‥って思うこともありますよね。外見補正の機能を使うと、肌が均一な感じになり明るく見えます。
男性も、疲れた顔や肌荒れを隠すために使用するのがおすすめですよ。
- PCの場合: アプリ(デスクトップクライアント)から設定→ビデオ→マイビデオ「外見を補正する」にチェック
- スマホの場合: 設定→ミーティング→外見を補正するをオン
自動録画機能
Zoomでは、ミーティングを録画・録音することができます。
録画・録音しておけば、理解ができなかった部分などを後から見返すことができるだけでなく、当日参加できなかった人に動画を共有することができ便利です。
ミーティングの途中で必要な部分だけ記録することもできますが、下記の方法ですべてのミーティングを最初から録画する設定にできます。(録画し忘れを防げますね)
- PCの場合: マイアカウント→設定→記録→「自動記録」にチェック
ちなみに、有料アカウントならミーティングの記録をクラウド上に行うことができます。容量の制限がありますが、すぐに共有できて便利です。
仮装背景機能
部屋の中を映したくない、という方に便利な仮装背景機能。
もともと準備された風景画像のほか、自分でアップロードした画像を拝見にすることもできます。
豪邸を背景にすれば、お金持ち気分が味わえるかも（笑）
背景は均一な緑色であると綺麗に背景が反映されるようです。緑色のお部屋はあまりないかと思いますが、もし綺麗に背景がでない場合は緑色のシーツや服をうしろにかけたり、緑色の画用紙を購入するなどで改善されるかもしれません。
- PCの場合: アプリ(デスクトップクライアント)から設定→バーチャル背景より選択
待機室機能
待合室という機能をオンにすれば、参加者はホストが入室を許可してからミーティングに参加できるようになります。
ホストは参加者より少し早めに入室して、画面のチェックや準備をしたり、スタッフと打ち合わせをする場合もありますよね。
ホストのよいタイミングで参加者の入室を許可できるのは便利です。
また、万が一全然知らない人がミーティングに入ってくる(Zoom Bombingと呼ばれているようです)なんてことがあっても、許可をしなければ入室できないので安心です。
- PCの場合: マイアカウント→設定→ミーティング→「待機室」にチェック
小グループディスカッション機能
たとえば100人が参加するセミナーだとしたら、100人全員で議論しようとしても難しいですよね。
そんな場合に便利なのが、ブレイクアウトルームの使用です。
最大50のブレイクアウトルームを作成して、参加者を小グループに振り分けることができます。
ワークショップなどを行う時に便利ですね。
一方的な発信になりがちなセミナーも、少人数での議論の機会があると理解が深まりますよね。
- PCの場合: マイアカウント→設定→ミーティング→「ブレイクアウトルーム」にチェック
チャット・ホワイトボード機能
実際の会議室にいるかのように、ホワイトボードを使って説明をすることが可能です。
図や表などを感覚的に参加者に示すことができます。
また、チャット機能では全員へ、や個人宛に、など送る対象を選んでメッセージを届けることができます。
チャット内ではファイルの送受信ができるので、会議途中で共有が必要な資料が出てきてもスムーズにやりとりできます。
- PCの場合: マイアカウント→設定→ミーティング→「チャット」「プライベートチャット」「ホワイトボード」にチェック
画面遠隔操作機能
画面をリモート(遠隔)操作できる機能も存在します。
システムの使い方を初めて習う場合など、不慣れな人の操作を会議の参加者が代わって操作することができます。
使う手順としては、画面の共有→共有している人から遠隔操作リクエスト→リクエストの承認と少し複雑ですが、知っておくと便利な機能です。
- PCの場合: マイアカウント→設定→ミーティング→「遠隔操作」にチェック
会議のリマインダー機能
ホストは、会議のURLを参加者に案内するという大事な作業が発生します。
ただ仕事が立て込んでいたり、会議が続いているとどうしても忘れがちになります。
そんな時に便利なのがリマインダー機能。
5分、10分、15分前の好みの時間にホストのPCにピコン！とリマインダーが表示されます。
音と一緒に通知されるので、うっかり会議を忘れてしまうということもなくなりますね。
- PCの場合: アプリ(デスクトップクライアント)から設定→一般→次回ミーティングの数分前にお知らせくださいにチェック(5,10,15分前が選べます)
各種システムとの連携
Zoomでは、外部のビジネスツールとの連携もできます。
チャットなどビジネスコミュニケーションハブとして人気の高いSlackとの連携では、SlackからZoomミーティングを始められたり、ミーティングの通知が簡単だったりと、
ふだんSlackをメインで使っている企業にとっては非常に使いやすくなっています。
Zoom有料プラン限定となりますのでご注意ください。
また、共有フォルダとして使えるDropboxとの連携も強化されており、DropboxからZoomミーティングに参加したり、録画記録をdropboxに自動保存することも可能です。
自動議事録作成(英語のみ)
zoomは日々進化しています。
なんと、音声を認識して自動で議事録を作成してくれる夢のような機能があります。ただし2020年4月現在、英語のみの対応のようです。
日本語にも対応すれば、議事録作成係がいなくなる日も近いかもしれません？
英語版では現在、会議中にリアルタイムで字幕をつつけるトランスクリプション機能も新たに追加されたそう。
次の進化がどんな機能か楽しみですね。
スタンプで反応を送る
LINEのスタンプのような感じで、OK！やいいね的なスタンプを送ることができます。
ほかにも拍手、手を挙げる、休憩したいなどのスタンプを送ることができます。
ウェビナーなどで、参加者がマイクをオフにしている時にも便利な機能ですね。
- PCの場合: マイアカウント→設定→ミーティング→「非言語的なフィードバック」にチェック
Zoomの機能を使いこなそう！
以上、Zoomの便利機能をご紹介しました。
実はここで紹介した以外にもたくさんの機能があり、使う人の状況に合わせて使うことができます。
無料から使えるので、まだZoomを使用したことがない方はぜひ一度使ってみてくださいね！
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