google(グーグル)ドキュメントのメリットとデメリット【議事録作成】

こんにちは、在宅ワーカーのgyaoです。

みなさまはgoogleドキュメントを使用したことはありますか？

本日は、議事録作成にgoogleドキュメントを使用するメリットとデメリットをご紹介します。

google(グーグル)ドキュメントとは

googleドキュメントとは、googleが無料で提供する文章作成システムです。

マイクロソフトのWord(ワード)のような機能が無料で使えるのが特徴です。

Wordとの違いは、ブラウザ上で使えること。

Wordはパソコンにインストールして使用するのに対して、googleドキュメントはインターネットを使うブラウザで開いて使えます。

さらに、複数人で同時に編集できるのも特徴です。

共同編集できる設定を行えば、AさんとBさんが同じ文章に同時にコメントを書き入れることが可能です。

仕事で議事録を作成するときに、Wordを使っている方が多いのではないでしょうか。

多くの人が使えて、使い勝手の良い機能が沢山搭載されているWordは非常に便利なシステムです。

ただ、Googleドキュメントの下記のような点がメリットとして感じられるのであれば、Googleドキュメントの議事録への使用もおすすめです。

Googleドキュメントはそれぞれの文書ごとに編集の権限を設定することができます。

他の人のGoogleアカウントのメールがわかれば、その人に編集権限を簡単に与えることができます。

最近はWeb会議 (Zoomなど)を使用して会議を行う企業も多いと思います。Web会議では、googleドキュメントの議事録を1人の人が共有して、他の人も適宜コメントや補足を追加していくスタイルだと効率的です。

スマホでも、パソコンでも確認と編集ができます。

パソコンで作成して保存しておいたファイルを出先でスマホで見れるのは便利です。

Googleドキュメントは非常に便利なシステムですが、あえてデメリットとして挙げるとすれば入力時に若干のタイムラグがあることです。

オンライン上で編集できるため、インターネットの接続状況などにより入力時にやや遅れて文字が入力される場合があります。

その点では、オフラインで編集するWordのほうがサクサク入力できます。