こんにちは、在宅ワーカー主婦のgyaoです。
皆さま、ネットやITを使うことに自信がありますか？
最近、インターネットを使うことが多くなった、仕事で新しいWebシステムを使い始めた、という方も多いでしょう。
小学生へのプログラミング教育などにより、「ITをもっと勉強しなきゃな‥」と薄々感じていた人にとっても、
この新型コロナウイルスによる外出自粛により待ったなしでITリテラシーを高めることが必要になってきました。
普段から在宅ワーカーとして常にITリテラシーの向上が求められている私が、こらからの時代に必須だと感じるスキルについて考えてみました。
テキストで人と話すスキル
私がいま最も必要性を感じて、高めたいと思っているのがテキストで人と話すスキルです。
普段からビジネスメールも、プライベートのLINEやメールも使っているから、そんなに問題ないでしょ？と思いがちですが、
仕事でチャットをメインのコミュニケーションとして使い始めると、必ずその使い方に悩む時があると思います。
ビジネスチャットで特に私が重要だと感じるのは、下記の点です。
- 硬くなりすぎない。
- 相手からの返信が冷たく感じてもあまり気にしない。
- なるべく文章をコンパクトにして送る。
- 「その」などの曖昧な言葉を避け、具体的な名称を書く
ビジネスチャットのメリットは、「いつもお世話になっております‥」などの前置きが不要な点。
「承知しました！」などと短文で遅れるので、会話をしているように素早く意思を伝えられます。
そんな短文で手早く送れるチャットだからこそ、語尾に絵文字を使うなどして感情を表す工夫が必要だと感じます。
「ありがとうございました。」よりも、「ありがとうございました！」の方が印象が良くありませんか？
ビジネスだから‥と必要以上に硬くなりすぎず、機嫌の良い雰囲気を出せる文章を心がけています。(もちろん、敬語は必須です)
とはいえ、忙しいときはチャットの雰囲気にまで気を使っていられなくて、相手からすると冷たい印象に感じられてしまうことも。
そんなチャットの特性を理解し、相手から「あれ？なんか冷たい‥」と思える文章が送られてきても、必要以上に気にしすぎないことにしています。
さらに、パッパッと会話をするように使えるチャットなので、だらだらと長い文章を打つことはなるべく避けています。
長文の説明などが必要な場合は、「下記、詳細になります↓」などとメッセージを分けるとグッと読みやすくなります。
また、会話のような感覚でチャットを使っていると起こりがちなのが、「それを」「このように」などの曖昧な表現。
自分の頭の中にあるものと同じイメージを、相手もイメージしているとは限りません。
なるべく「◯月◯日のメールの‥」「◯◯様の◯◯の見積もりの‥」など具体的に名称を出して会話をする方が分かりやすいです。
Web会議で人と話すスキル
zoomや SkypeなどのWeb会議を行う機会は、以前よりグッと多くなりました。
それらのWeb会議システムの基本的な操作方法はもちろんのこと、オンラインで人と話すスキルを身につけることが必要だと感じます。
まず初対面でWeb会議を使う場合、自分に関して伝わる情報がリアルよりも少なくなります。
服装、体つき、身振り手振りなどで例えば親しみやすさを感じてくれたり、雑談が始まったりすることもありますが、Web会議だとそれは期待できません。
また、そもそもWeb会議だと雑談は少なくなりがちです。話をする雰囲気作りに苦労される方もいるかもしれません。
会って話すことに比べて、より話す内容に焦点が当たる傾向があるので、出たとこ勝負では少し心配です。
また大人数の会議では画面の関係上、ひとりひとりの表情を読み取りながら話すことは難しいです。質問がある場合はサインを送ってもらうなど、発言しやすい環境作りも必要だと感じます。
ストレス少なく書類の送受信ができるスキル
リモートワークとまではいかなくても、遠く離れた場所にいる人とは直接会わず、オンライン上でやりとりする機会は増えそうです。
そんな時にデータのやりとりをストレスなくできる方法は必須で知っておかなければならないと感じます。
具体的には、クラウドサービスを利用してファイルのやりとりや確認を行なったり、オンラインストレージで容量の大きいファイルの確認を行うなどです。
勤怠管理、社員教育などのいままで対面で行っていたようなこともオンライン上で処理が可能になります。
さらに、バックアップが簡単なので、大切なデータをうっかり消してしまった、無くしてしまったなどというミスも起こりにくいです。
今まで書類にハンコを押していたようなやり取りも、出来る限りオンラインで完結できるようにすると郵送の手間も省け、仕事の効率化にも繋がります。
紙の書類を印刷したり郵送する前に、「この作業はオンライン化できないか？」と一度考えてみてください。
その悩みを解決する様々なサービスが存在しています。
自分で自分のストレスを発散するスキル
ストレスって漠然としているし、目に見えないので、日々の生活の中であまり意識しないですよね。
リモートワークで通勤時間がなくなり、いつでも会社の資料やメールにアクセスできなくなると、効率的な反面「いつでも仕事ができちゃう」状態になります。
特に、いまやビジネスの必須ツールとなったスマホはプライベートと兼用の方が多いと思いますので、夜眠る瞬間までメールを返すことだって可能です。
また、Web会議の場合会議室への移動や相手先を訪問するための移動がゼロになります。そのため、1日に何件もWeb会議を詰め込むことだって可能になります。
いままで移動により頭を整理したり休ませたりしていた時間がなくなるので、自分から能動的に休みに行くということが必要となります。
また、元気がないとか体調が悪いというのは、リアルだと仕事仲間から「大丈夫？」「手伝おうか？」みたいなひとことが入ったりしますよね。
オンライン上では、それはなかなか難しいです。
また特に繊細な性格の方は、いままで表情とともに柔らかく伝わっていた言葉が、テキストのみの無表情な言葉で伝わってくることに知らぬ間にストレスを感じているかもしれません。
家族との会話や趣味の時間を自発的につくり、どこでも仕事できるけど、いつでも仕事はしないと決めることも必要かもしれません。
健康管理スキル
最後に、オンライン時代に必要なのは健康管理スキルです。
オンラインに直接関係ない、とか当たり前のこと、と思われる方もいるかもしれませんが、実は1番大切なことかもしれません。
これからの時代、いままでオフィスで毎日顔を合わせていた同僚と、月に1回しか、もしくはもっと長い期間顔を合わせなくなることも大いにあります。
そうして、自己管理が必要となってきます。
いままで誰かに聞けばいいや、誰かが気づいてくれる、と思ってやってこなかった仕事を、自分で全てこなさければいけないかもしれません。
仕事する時間も、体調に合わせて自分で決めるのです。
指示をしてくれる上司はすぐ近くにいません。
最適な机や椅子がなければ、首や腰が痛くなるので環境を整える必要もあります。
スマホの歩数計は週に1度はチェックしておきたいです。
オンラインによる移動時間の削減により歩数が減るため、血圧が上がったり血糖値やコレステロール値が悪化する心配もあります。
外でランニングやウォーキングをするのも良いですし、YouTubeを見ながら筋トレやストレッチをしてもOKです。
健康を損なえば、仕事はできません。
いままでまわりが見てくれていた部分も、自己管理が必要となってきます。
オンライン化への適応が必要
以上、オンライン時代に必要になるスキルについてお話ししました。
私も自宅からたくさんの人と仕事をしていますが、日々感じることばかりです。
オンライン化には少し適応が必要ですが、適応してしまえば、私たちに出来ることがもっと増えるだろうな‥とワクワクする部分も大きいです。
時代の流れは、いまオンライン化に向いています。普段から勉強し、仕事がしやすくなるようなITリテラシーを身に付けておきたいと思います。
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