こんにちは、在宅ワーカーのgyaoです。
あなたは、仕事のメールを見落としたことがありますか？
おそらく誰もが忙しい時期に、メールを見逃してしまった、見たのに返信をし忘れてしまった、後で返信しようと思って忘れてしまった‥ということがあると思います。
そこで本日は、メールの見落としを防ぐ対策についてまとめてみました。
自分側でできるメール見落とし対策
1番手っ取り早くメールの見落としをチェックする方法は、自分のメールシステム側で対策をすることです。
今すぐ始められる自分側のメール見落とし対策をご紹介します。
メールの自動仕分け
まずすぐに始められるのは、メールの自動仕分けです。
きっと、毎日あなたのもとに届くメールの中には、取引先からのメルマガや、通販サイトからの広告、セミナーの案内などが仕事のメールと同じく届くことでしょう。
そうした「すぐに見る必要はない」メールは、別フォルダに振り分けてしまうとメールが処理しやすくなります。
ただし、振り分けたメールのフォルダも定期的にはチェックするようにしてくださいね。(間違って大事なメールが振り分けられている可能性もあるため)
他のメーラーに自動転送でダブルチェック
もうひとつの自分側でできるメール見落とし対策としては、メールをもう1箇所のメーラーに転送することです。
メーラーはgmailなど、無料でアカウントを作成できるもので十分です。
就業前に、そのもう一つのメーラーで対応済みのものを既読にしていけば、万が一対応し忘れていたものがあっても気付くことができます。
チームとしてできるメール見落とし対策
チームとしてできるメール見落とし対策をすることで、より強固なメール見落とし対策が可能になります。
コミュニティごとに使うシステムを分ける
昨今では、連絡をとれる手段が沢山あります。
OutlookなどのPCメール、gmailなどのフリーメール、チャット、LINE、Slack、facebookメッセンジャーなど‥
同じ部署、部署横断のプロジェクトメンバー、プライベートの集まりなどでメールシステムを分けることは、メール見逃し防止にとても有効です。
そのシステムから通知が来たら何の案件かがすぐに分かるからです。
チャットを使う
チャットもメール見逃し防止に有効です。
チャットはプロジェクトごとに分けてメッセージを送信することができるのがメリットです。
新しいメールが来たら、なんの案件かがすぐに分かります。本文もメールに比べると簡潔にできるので返信の手間も少なくなります。
また、既読機能があるチャットならば、既読なのに返信がない場合はむこうからアクションしてくれる場合もあります。
過去のメッセージが遡りやすく、メールの返信忘れは少ないシステムといえるでしょう。
メール返信忘れ防止でビジネスを円滑に
メールの返信を忘れたことでトラブルに発展したり、相手からの信頼を失ってしまったり、ビジネスチャンスをロスしたりしてしまうこともあります。
ただ、毎日膨大な数受診するメールを隅々までチェックするのにはかなりの時間が必要ですよね。
不要なメールはなるべく解除し、自分がメールを見つけやすいシステムを作ることで最悪の事態は防ぐことができます。
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