こんにちは！在宅ワーカーのgyaoです。
- 在宅勤務を始めたけど、時間管理がうまくできていない。
- 在宅勤務の業務報告や日報作成に時間がかかっている。
こんなお悩みをお持ちの方はいませんか？
最近在宅勤務(テレワーク)を始めた方はもちろん、個人事業主の方などは生活と仕事の境目がつきにくくタイムマネジメントの必要性を感じている方も多いと思います。
私が在宅ワークを1年半以上続ける中で身につけた、在宅勤務の時間管理方法をご紹介します。
タスクをメモに書き出す
仕事の種類にもよりますが、まずその日のタスクを書き出すことが大切です。
私はオンラインアシスタントの仕事をしていますが、その日によって依頼される仕事が違うので毎日書き出しています。
書き出す方法はスケジュール帳やノートに手書きでももちろんOKですが、
のちのち業務報告を作成する予定がある場合はスマホやパソコンにメモした方がコピペしやすいので圧倒的に楽です。
私は、スマホに記録していく派です。私が使っていたタスク管理方法は下記のように変遷しました。
- LINEのノート: LINEのノートという機能を作成してタスク管理をしていました。同僚にも共有できるのが便利ですが、LINE開く→トーク開く→ノート開くの3ステップが面倒になりやめました。
- iPhoneのメモアプリ: シンプルな標準のメモアプリ。コピペもしやすく使い勝手が良かったですが、携帯を乗り換えたときメモが消えたことで恐ろしくなる。
- Googleドキュメント: Googleアカウントに紐づいてクラウド上に保存されるため、最悪携帯がダメになってもパソコンでログインすれば見れる。コピペはiPhoneのメモよりやややりにくい。
ということで、現状はGoogleドキュメントを使用してタスク管理を行っています。
業務にかかった時間を記録する
そして、タイムマネジメントに重要なのがそれぞれのタスクにどれぐらいの時間がかかったかを把握すること。
個人事業主の場合は、「この仕事はそんなに重要度が高くないのに、こんなに時間がかかっている。効率化しよう」などど振り返り、本当に必要な仕事に時間を割いているかチェックできます。
会社に勤務している場合は、同僚や上司への勤務時間の報告や日報作成にも活用できます。
私の時間管理の方法はというと、現状では超アナログです。
- ◯◯さんメール送付 5分
- ◯◯書類作成 30分
- ◯◯管理 12:00-
こんな感じで、タスクを始める時に開始時間を書き出し(例:12:00-)、終了したら合計時間に書き換える(例:30分)というシンプルかつ非効率ともいえる方法。
もっと楽に行える方法はないかと調べてみると、ありました。時間記録アプリ。
タスク名を入れて、ボタンを押せばそのタスクにかかった時間が記録されます。最終的には1日の作業内容がグラフで表示されて、一目瞭然。PCでも使えるみたいです。
アプリを使う前は、時計を見て、時間をテキストで記入する、という手間がかかっていたので、ワンタップで時間が記録できるのは画期的ですね。
チャットやメッセージで共有する
最後に、仕事仲間・相手にチャットで共有することが大切です。
自分だけで完璧に管理できるならば必要ないかもしれませんが、私は人に報告している方が緊張感がでるので共有しています。
相手への通知が多くなるのが気になる方は、社内SNSへの投稿形式にしたり、LINEなら通知が非通知の報告用グループを作ったり、Slackやchatworkなどの仕事専用のチャットを作成し見に行ってもらうスタイルにするなどの工夫ができます。
投稿することで相手からの反応があったり、業務改善に繋がる可能性もあります。
また、まわりの人が何をしているのかを在宅勤務をしながらも把握することができるメリットもあります。
時間管理で在宅勤務を出勤並みに
以上、在宅勤務の時間管理法をお伝えいたしました。
在宅勤務の仕事を管理し共有することで、
- 自分の時間の使い方を振り返れる
- 自分のパフォーマンスを正確に相手に伝えられる
というメリットが得られます。
在宅ワーカーが時間管理を研ぎ澄ませていけば、在宅勤務者が出勤者と同じく扱われる日が来るかもしれません。
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