こんにちは、在宅ワーカーのgyaoです。
「リモートワークでチャットをよく使うようになったけど、独特の使い方にまだ慣れない。」
という方、多いのではないでしょうか？
リモートワークや在宅ワークをしている場合、電話よりチャットを使っている企業が多いのではないでしょうか。
本日は、チャットに違和感を感じている方や、チャットでのコミュニケーションのストレスを少なくしたい！と考える方に向けて、質の高いチャットコミュニケーションの方法をまとめてみました。
チャットコミュニケーションのメリット
チャットでのコミュニケーションにはメリットが多いです。だからこそこれほどまでに普及しているのですが、改めてその利点について考えてみます。
すぐに返さなくても、都合のいい時に返せる
特に育休中や子育て中の人を雇っている場合など、同時進行で仕事と子育てのタスクをこなしているわけですからチャットにすぐに返せるとは限りません。
そんな人が落ち着いた時に返せるチャットというツールは、育児中の仕事の機会を奪わない優れた方法に感じます。
また、得意なコミュニケーションは人それぞれ違います。
私もそうですが、問いかけに対してしばらく考えてテキストで返すほうが精度の高い回答ができます。
パッパッと会話の中で100%の答えが出せる人もいるでしょうが、会話では「答えを考える間」が気まずく感じる人もいるでしょう。
テキストで残るという性質もあり、チャットでの返信は慎重に返せて、また相手の質問に的確に回答した答えを返しやすくなると思います。
ログが残るので後から見返せる
チャットの最大の利点といえば、ログが残るということでしょう。
指示された内容を忘れてもう一度聞き返す時間がなくなるし、あの時ああ言った・言ってない問題による人間関係のモヤモヤも少なくなるでしょう。
詳細な指示をする時に相手にメモをとってもらう必要がなくなります。
誰が何時に発言しているかで、簡易的な勤怠管理や連絡のつきやすい時間も確認することができます。
前置きなく気軽に効率的に聞きやすい
メールだと「◯◯様 いつもお世話になっております。◯◯の件ですが‥」というような感じで通常は始まります。
チャットだと、その前置き部分はすべて不要です。
発言の横にはわかりやすく名前とアイコンが表示されているので、誰からの連絡かは一目瞭然です。
何人かのグループ内で発言する場合は誰向けのチャットかを入れてあげると親切ですが、一対一のチャットの場合はもちろん不要です。
また、プロジェクトごとにチャットのグループを分けられるので、そのチャットを見ている人は全員関係者です。従って「◯◯様対応の件ですが‥」「◯◯研修会の件ですが‥」などと前置きは不要になります。
グループ内の人にはccのような感じで目に触れることになるので、手軽に複数人に情報を伝えられます。
「これ聞いてもいいのかな？」というような疑問点が出てきた時も、チャットなら気軽に聞きやすいのも特徴です。
チャットコミュニケーションのデメリット
残念ながらチャットには、現状デメリットと感じる点もあります。不便に思う度合いは人それぞれかと思いますが、多くの人が感じるであろう点について買いていきます。
通知が仕事の集中力を奪う
チャットは短文で、会話のようにどんどん瞬間的に送るような性質があるので、通知が頻繁にきます。
かといって通知をオフにすると大事な連絡や急ぎの連絡を見逃してしまう可能性もあります。
集中したい時だけ通知をオフにしておくという方法もありますが、毎回設定を変更するのは面倒ですよね。
私も資料作成中、チャットの連絡が来て、チャットの返信をしていたらいつのまにか30分ほどたっていた‥なんてことがよくあります。
やはり音が鳴ったりすると、少しは気になってしまうのでそこがチャットの難点です。
チャットの使い方や受け取り方に個人差がある
チャットはまだ新しいツールです。
チャットで連絡をすることに対して、あまり快く思わない人もいるかもしれません。
また、チャットだとメールよりもすぐに返信しなければいけないような気持ちになり落ち着かない、という方もいるかもしれません。
さらに、文字を打つ速さに返事の速さが影響するので、どんどん流れていくチャットのメッセージについて行けない、文字を打っているうちに会話が終わってしまう、という人が出てくる可能性もあります。
会話や電話に比べて感情表現が乏しくなる分、文章の受け取り方に個人差があることも理解しておく必要があります。
気安いので不必要なやりとりが発生する、昼夜休日問わず送ってしまう
チャットは送りやすい反面、よく考えずにパッと送ってしまい訂正するなど不必要なやりとりが発生することもあります。
また、場合によっては話が脱線したり雑談が続いてしまったりすることも。
プライベートで使用しているLINEと同じような感覚で送れるので、表現が砕けてしまったりビジネス感が薄れてしまうことも時にはあるでしょう。
たまの雑談はコミュニケーションの円滑化に有効ですが、頻発してしまっては仕事に影響が出てしまいます。
また、スマホで気軽に見れて返せるチャットは、夜遅くや休日にもうっかり見てしまったり連絡してしまったりするもの。
仕事とプライベートはキッチリ分けたいと考える人もいるので、チャットとはいえ送信時間は気にしておきましょう。
チャットコミュニケーションの質を上げるコツ
チャットには独自の性質があるので、それに合わせた活用をすることが仕事を効率的に、ノンストレスに行うコツになります。
すぐに返事があると期待しない
チャットはテンポよく、会話しているかのようにコミュニケーションがとれることから、パタっと返事が来なくなるとあれ？と思ってしまうことも多いです。
急いでいる時に返事がないと少しイライラしたり、という経験がある方も多いのではないでしょうか？
ただチャットの返信のタイミングはその人それぞれです。たとえオンラインであっても、なにか他の急ぎの仕事に追われているかもしれません。
すぐに返事があると期待してしまいチャットを何度も見に行ったりするのは少し効率が悪いといえます。
相手への見せ方を意識する
チャットでも、相手への配慮は必要です。
目上の方やチャットに不慣れな人の場合は、丁寧な言葉使いを心がけ、絵文字などの使用も様子を見ながらにした方が良いでしょう。
また、チャットだと簡潔な言葉で送ることも多いので人によっては冷たく見えたりします。
社内でのコミュニケーションなどでは絵文字はむしろ使ったほうが、明るい印象になるのでおすすめです。
すべてのチャットに全力投球しすぎない
チャットで複数のプロジェクトに参加していると、どんどんメッセージが重なってこんがらがってしまうこともしばしば。
気がついたら未読のチャットが何百件、なんて経験もある方がいるのではないでしょうか。
自分が関係する文章は漏れなく読む必要がありますが、結構直接は必要ないコメントもあったりしますよね。
雑談だと軽く聞き流す、なんてことができますがテキストで来るとすべてのチャットに100%の力で対応してしまいがちですよね。
すべてのチャットに全力投球していると、相手にもそのレベルを求めてしまい、返事が来ないと悲しくなったりします。
会話のように軽く使えるようになれば、心も楽になりますよ。
コメント