こんにちは、在宅ワーカー主婦のgyaoです。
皆さまは議事録を取ったことはありますか？
若手が取る会議のメモと捉えている会社もあれば、実務担当者が作成し専門用語など周囲に齟齬なく伝える重要なビジネスツールとして捉えている会社もあるでしょう。
最近は専らWeb会議ですが、オンラインでも議事録を取る機会は多いです。
本日は今更聞けない、Web会議での議事録の取り方についてまとめてみました。
議事録の種類と目的
議事録と一言に言ってもその目的や種類は様々です。
私が日頃取ることの多い議事録の主な目的は、話した内容の記録、次回会議の議題決めの参考です。
資料をなにも見ずにまっさらな状態で会議を行うことは少ないのではないでしょうか。前回会議の議事録があれば、それを起点として次回の会議の議題がまとめやすくなります。
他にも会議の種類によって、議事録の種類は以下のようなものが挙げられます。
- 定例会議‥毎月1回など定期的に行われる打ち合わせでは、前回と同じ議題について話し合うことも多いです。また出席者や場所なども固定の場合が多いです。
- 社外会議‥社外の方を含む会議の議事録では、敬称を忘れないように注意が必要です。また社内情報などをうっかり議事録に書き記してしまわないように注意。
- 手順説明や仕事の引継ぎ‥なにかをレクチャーされる機会でも議事録を取ることは重要です。スクリーンショットなどを入れられるとより分かりやすくなります。
このように、会議の種類によって議事録で注意すべきポイントは変わってきます。
Web会議での議事録の取り方
Web会議 (Zoomなど)で議事録を取ったことはありますか？
リアルの会議と異なる点を挙げてみます。
- PCに議事録作成ソフト(Wordなど)の他に、Web会議の画面が立ち上がっている
- 参加者全員の顔が見えない場合がある
- 録画録音機能が利用できる
まず気をつけなければならないのが、パソコンに既にWeb会議の画面が立ち上がっている点です。
1台のパソコンでWeb会議に参加しながら議事録を作成する場合は画面の半分をWeb会議、半分を議事録作成にあてなければなりません。
かなり画面が窮屈になり、画面共有をしてのWeb会議などでは参加者全員の顔を見ながらの会議参加は困難となります。
解決策としては、2台で参加することです。
たとえばipadでWeb会議画面を見て、パソコンで議事録を書くなどすれば画面を広く使えます。特にWeb会議で画面共有などをすると画面が最大化され議事録ソフトが消えてしまうことがあるので毎回操作が必要になりやや面倒です。
また、Web会議の議事録にはメリットもあります。
それは録画・録音機能です。
不慣れな人が業界用語が多く出てくる会議にアシスタントとして出席する場合や、前回の会議に出席していない場合、話している内容についていけず議事録が上手く取れない場合もあります。
あとから聞き逃した部分を聞き返すことで、議事録作成者の知識レベルや、パソコンスキルなどに左右されずに誰でも一定レベルの議事録を作成することができます。
議事録のコツ
議事録作成にはコツがあります。リアル会議の議事録作成時にも共通するコツとしては、
- 最初に会議名、日時、出席者などの基本情報を書く
- 発言者名を書く
- 議題ごとに段落を分ける
- To Do(会議後に対応が必要な項目)は赤字にするなど目立たせると親切
- 終了後は早めに参加者に送付
これらの点です。議事録は見にくいと一気に読む気が失せますし、パッとしか確認しないという人も多いでしょう。
そんな「読む気」の少ない人にむけて議事録を送る場合は特に、要点をなるべく絞り段落分けや字の色を変えるなどして、見てほしい部分を強調することで短時間でも読める議事録になるでしょう。
さらに、Web会議では議事録を画面共有しながら会議を進めたり、googleドキュメントで複数の人と同時編集しながら議事録を作成したりも可能です。
さらに将来的には精度の高いAI議事録作成システムが開発され、議事録の作成自体が不要になる未来も近いはず。技術の進化に期待したいですね。
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