こんにちは、在宅ワーカー主婦のgyaoです。
外出自粛やリモートワークの影響で、書類のやり取りが減ったって方は多いのではないでしょうか？
今まではオフィスにいたからできた書類の印刷や受け渡しも、離れた場所にいる相手に今まで通りの方法で渡すにはかなり労力がかかります。
そこで便利なのが、Googleフォームです。
簡単にアンケートを作れるGoogleの無料の機能なのですが、使い方を覚えればアンケート以外にも様々な用途で活用できます。
在宅勤務に便利なGoogleフォームの使い方をまとめてみました。
Googleフォームとは
Googleフォームは、Googleが無料で提供しているフォーム作成サービスです。
フォームを作るには、Googleアカウントの作成が必要です。
フォームを作成したら、回答者にURLを送るだけ。そのURLをクリックするとフォームが開き、Web上で回答が完結します。
Googleスプレッドシート (オンラインで編集できるエクセルのようなサービス) とも連携しており、回答結果を加工するのも楽々可能。
便利なのは、質問はオンライン上に保存されているので、たとえ回答者にURLを送った後でも「やっぱり文章を変えたい」と思って変えられること。
変更内容はリアルタイムで更新されていきます。
複雑なシステムや有料サービスを導入しなくても十分高機能なフォームの使用が可能なので、ビジネスで使える機会を探してみると以外と多いはずです。
Googleフォームの活用例
Googleフォームはいろいろな機会で活用ができます。最も多いのはアンケートでしょう。
会議や研修の参加者に紙のアンケートを書いてもらうためには、印刷して集まってもらって配布して、回収して集計して‥とかなり手間です。
それらの手間はGoogleフォームでアンケートを作成すればすべて省けます。
また、Googleフォームは下記のような機会にも活用することができます。
- イベントの参加申込書 (交流会やセミナーの告知の下にURLを入れておけば簡単)
- イベントの出欠確認 (飲み会や社内イベントなどの気軽な会も、フォームで出欠確認すれば返信の手間なく時短)
- スケジュール調整 (数人の参加者の間で希望日程を募りたい場合、URLひとつ送って記入してもらえば楽)
- 招待状 (参加申込書と同じような使い方だが、招待状とすることでプライベートのイベントにも使える)
- 業務依頼書 (社内の別部署への依頼履歴を残す必要がある場合に便利)
- テスト (解答集作成や採点から結果通知まで行えます)
これらのテンプレートはすべてGoogleフォームの中で提供されているので、項目を埋めていくだけでフォームを作ることができます。
Googleフォームの回答形式
Googleフォームでは、質問の回答をどのような形式で記入してもらうかをあらかじめ指定しておけます。
回答形式を指定することで、回答者は感覚的に、間違うことなく回答できるメリットがあります。
大まかには下記のような回答形式を指定することができます。
- 記述式
- リストから選択
- グリッドから選択
- ファイルのアップロード
- 日付や時刻の記入
それぞれに、さらに細かく回答形式を指定できます。まずは記述式の回答形式ですが、下記の２つから選ぶことができます。
- 記述式
- 段落
簡単に言うと記述式は短い回答 (名前やメールアドレスなど) 、段落は長い回答 (感想など)を記入する時に使います。
何文字以上何文字以下、数字のみなどさらに細かく設定することも可能です (回答の検証機能)。
続いてリストから選択する回答形式ですが、これは下記の形式から選ぶことができます。
- ラジオボタン
- チェックボックス
- プルダウン
ラジオボタンは1つしか選択できず (男性/女性など)、チェックボックスは複数選択可能です。
プルダウンは1つしか選択できない点はラジオボタンと同じですが、選択肢が多い場合は画面をコンパクトにできるプルダウン方式がおすすめです。
さらに同じ選択式でも、グリッドを使用することも可能です。
- 均等目盛
- 選択式 (グリッド)
- チェックボックス (グリッド)
均等目盛は、1(好き)2(ふつう)3(嫌い)のような感じで目盛りで回答者の感覚を数値で聞き取るのに便利です。
選択式(グリッド)は、同じ質問に対してたくさんの回答を募る場合に便利。例えば「次の日程の都合はどうですか？」という質問に対して、5月1日‥1(参加可能)2(検討中)3(参加不可)、5月2日‥1(参加可能)2(検討中)3(参加不可)などと回答してもらうことができます。
チェックボックス(グリッド)は、選択式(グリッド)が1行に1つしか回答できないのに対し、1行に複数回答できる形式です。
また、フォームの回答に直接ファイルをアップロードすることも可能です。ワードなど別ファイルで作成した内容を転記する必要がありません。
さらに、日付や時刻の入力も可能です。たとえば日付の入力形式にすると、回答者はカレンダーから日付の入力ができるので手間が省けます。
Googleフォームの便利な機能
知っているのと知らないのでは断然違う、Googleフォームの便利な機能をご紹介します。
必須の回答
絶対答えてもらいたい質問を設定することができます。それを答えないと回答が完了できないので、必ず答えを回収することができます。
- 【必須】のボタンをオンにする
画像・動画を追加する
フォームの中には画像や動画を入れることができます。
画像は質問や選択肢の中にも入れることができるので、絵を見てご回答くださいとか、この絵の中から選んでくださいなんて事もできます。
- 画像追加アイコンまたは動画追加アイコン▶️より追加
以前の質問をコピーする
いくつかのGoogleフォームを作成しているなら、似たようなフォームを作る際に質問をインポートしてくる事ができます。
- 質問追加アイコン➕から、質問インポートアイコン➡️
回答に応じて質問を表示する
はいの方は質問②へ、いいえの方は質問③へ、というように質問が分岐していく場合は多いですよね。
そんな時に、移動先を指定しておくことができます。
- 移動先をセクション追加アイコン〓でセクションに設定後、【回答に応じてセクションに移動】より設定
色やヘッダーの画像を変更する
フォームの見た目もカスタマイズ可能です。
プライベートで使用するフォームについては、自分の好きな写真を入れたりしてかわいくアレンジするのがもいいですのね
色やフォントを変える
- テーマをカスタマイズアイコンより
回答者があった場合に通知する
フォームに回答があったらメールで通知してくれる機能があります。
通知は自分のgmailのアドレスに届くので、ほかのメールアドレスに通知したい場合は転送設定を行う必要があります。
- 【回答】機能の設定から【新しい回答についてのメール通知を受け取る】
複数人でフォームを編集する
自分だけでなく他の人にも編集する権限を与えることができます。
職場内でフォームを共有して使用する時に便利な機能です。
- 【共同編集者を追加】からメールアドレスを追加
フォームの回答をスプレッドシートに保存する
フォームの回答を、表計算システムであるスプレッドシートに自動的に反映させることができます。
エクセルにコピーしたりと使いやすいので、必須で使っておきたい機能です。
- 【回答】→【概要】→【回答先を選択】→【新しいスプレッドシートを作成】または【既存のスプレッドシートを選択】
Googleフォームで仕事を効率化しよう
以上、スプレッドシートの使い方まとめでした。
無料で使えるとは思えない細やかな機能に、オンラインでサクサク編集できる使いやすさで今後ますます広がっていきそうなサービスです。
外出自粛の影響からオンライン化がますます進む中、使いこなせるようになっておきたいですね。
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