こんにちは、在宅ワーカー主婦のgyaoです。
- 会社がリモートワークを取り入れたけど、経験がないから不安。
- 在宅勤務を始めたけど、オフィス勤務と違うルールがあるように感じている。
こうお考えの方は、最近増えてきていると思います。
たしかに、家で相手が見えない状態で仕事をする場合の暗黙のルールというのが存在するように思います。
そこで本日は、在宅ワークを1年半以上続けて感じたリモートワークのルールとマナーについて紹介します。
電波環境を整えるのは自分の責任
電子機器の購入やその負担に関しては会社が行ってくれるところもあれば、個人事業主なら自分で負担する場合が多いでしょう。
気をつけたいのは通信の速度や安定性。
多くの場合は自宅のWi-Fiや有線インターネットを使用して通信を行うと思います。
大人数の参加する会議が、自分の通信が途切れたせいで止まってしまったらかなり申し訳ない気持ちになりますよね。
また、スピード感の求められる仕事の途中にパソコンがフリーズしてしまい作り直し、なんていうのも仕方がないですが、もったいないです。
オフィスで働いていた時に、会社貸与のパソコンの性能や通信について気にしたことがあまりないかもしれません(システム担当が別にいる場合は特に)。
テレワークの場合、ある意味自分自身がシステム担当者にならなければなりません。
私も一度、自分のシステムの関係でお客様とのWeb会議が行えなくなったことがあります。
その時は非常に責任を感じましたし、お客様の時間を無駄にしてしまったと落ち込みました。会議前に事前に通信のチェックを行うなど、対策が必要です。
自分の仕事中、相手も仕事中とは限らない
リモートワークは相手が見えないです。そのため、相手の状況を想像する力が必要だと感じます。
たとえば一緒に仕事をするのが正社員ばかりでなく、アルバイトやパートの時短で働く主婦や、業務委託などのさまざまな環境の方がいる場合は特に、思いやりが必要です。
リモートワークは自分のペースで仕事ができるのが利点なので、早朝や夜遅くなどに連絡をする場合もあるかもしれません。
チャットなどで気軽に連絡が送れてしまうのですが、送る側と送られる側が同じ状況ではないということだけ気にしておきましょう。
(相手側が音などの通知が鳴る設定になっている可能性もあるので、深夜などの連絡はNGです)
いつまでにできるか、完了見込みを伝える
リモートワークは仕事仲間の状況が見えません。
依頼する側も、あなたが今どれくらいの業務量を抱えているかわからない場合もあるかもしれません。
そのため、自分としては「今立て込んでるから3日後くらいに終えられそうだな」と思っていても依頼する側は「今日中にはできるだろう」と思っていたりして、コミュニケーションエラーが起こります。
いつまでに終えて、と仕事の期限が伝えられる場合はいいのですが、そうでない場合も多いと思います。
そんな時は「他に◯◯の業務があるので、◯日に完了予定です」と完了見込みを伝えておきましょう。
依頼する側も、依頼を受ける側も、「言わなくてもわかるだろう」という考えは捨てた方がよさそうです。
Web上で完結できる方法で仕事を
リモートワークでは、仕事はなるべくデジタル化したほうが便利です。
たとえばやり取りをする方法はFAXではなくネットで完結するメールやGoogleフォームなどで行うなど、ペーパーレスの方法にまとめるとよいでしょう。
自分でメモを取る場合も、デジタル化しておけばいつでもどこでも確認できるという利点があります。
なるべく郵送やFAXなどの手間のかからない方法で書類のやり取りを考えましょう。
ちなみに、メールでエクセルやパワーポイントなどの資料を送る際には、PDF化するのが良いです。
相手側のPCの設定によっては文字や図形が崩れてしまう場合があるからです。相手側を思いやる気持ちが大切ですね。
言葉にしないと伝わらない
リモートワークでは、言葉にしないと伝わりません。
チャットやメールが主なコミュニケーション方法となるので、非言語コミュニケーションがほぼないと言えるからです。
感謝の気持ちや、謝罪の気持ち、いまは忙しい、この仕事をやりたい、などの意思表示をまわりが察してくれる可能性はほぼないに等しいです。
特に感謝や謝罪といったことは重要です。今後仕事をする上での信頼性にかかわるからです。
相手に伝わるよう、声をあげていきましょう。
ビジネスマナーは通常通り
ビジネスマナーは、オフィスで働く場合と基本的に同じと考えましょう。
身だしなみに関しては、Web会議にパジャマのまま参加するのは相手に不快感を与えてしまいます。
ボサボサ髪もしかり、ばっちりフルメイクまでは必要ないかもしれませんが、最低限の清潔感を与えられるよう気をつけましょう。
また、気をつけたいのが言葉遣い。
チャットでは短文で送信できて、絵文字なども使えることが多いので言葉遣いが砕けてしまう場合も。
語尾は丁寧に、友達のような言い回しは避けるなど相手に丁寧と思わせる言葉遣いを意識しましょう。
リモートワークでも大切なのは、相手への思いやり
以上、リモートワークのルールとマナーをお伝えいたしました。
相手に不便をかけたり不快感を与えないように、思いやる気持ちや想像する気持ちが大切だといえます。
やはり、人は快適に仕事ができる相手と仕事をしたいと思うものです。
今後の自分の仕事のためにも、リモートワークでも気持ちの良いコミュニケーションを続けていきたいですね。
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