こんにちは、在宅ワーカー主婦のgyaoです。
私は自宅にいながら事務や秘書の業務を行う、オンラインアシスタントという仕事をしています。
事務の仕事は「やったことがある」という方が多いかもしれませんが、家で事務の仕事をするオンラインアシスタントについてはまだまだ情報が少ないと思います。
本日は、オンラインアシスタントに必要なスキルについて書いてみたいと思います。
マイクロソフトオフィスの基本的なスキル
秘書でも、事務でも、経理でも、どんな業務にもすべて共通するのがマイクロソフトオフィスです。
エクセル、パワーポイント、ワードが使用頻度が高いです。
用途としては会議の参加者リストの作成 (エクセル)、プレゼン資料の作成 (パワーポイント)、会議の議事録の作成 (ワード)など。
パソコンに関しては、WindowsでもMacでも好みで選んでOKですが、オフィスが入っているものだと使いやすいです。
チャットやメールで適切な言葉遣いができるスキル
オンラインアシスタントの仕事では、社内ではチャット、社外へはメールを使用することが多いです。
特に社外への連絡はまだまだメールを使うことが多いので、丁寧な言葉遣い (恐縮ですが‥とか何卒よろしくお願い致します‥とか)が必要です。
また、社内のチャットでも敬語で丁寧な言葉遣いが無難です。なぜなら、テキストだと直接言葉で伝えるよりも冷たく伝わることがあるからです。
電話が多い業務もあるかもしれませんが、オンラインアシスタントはテキストのコミュニケーションが上手な人が有利だと言えるでしょう。
なんでも聞かずに自分でまず調べるスキル
オンラインアシスタントの特徴のひとつは、1人で仕事をすること。
もちろん物理的には家で1人で仕事をしていても、オンライン上ではチーム制で、先輩に仕事の質問をすることができると思います。
(仕事を休んでも誰かが対応できるよう、チーム制にしている会社が多いと思われます)
ただ、オフィスにいる時のようにいつでも質問できる環境とは、すこし違います。
オンラインアシスタントは子育て中の方も多く、すぐに対応できない場合もあるので電話よりチャットで質問をする場合がほとんど。
そんな時に、現状を分かりやすく伝える必要があるのと、相手からテキストで返ってきた指示を読み解く力が必要です。
さらに、ネットにのっているような情報は自分でまず調べて、「これで良いですか？」と聞くとスムーズですし、相手への負担も少なくなります。
「これもやっておきますか？」と聞くスキル
オンラインアシスタントの仕事は、事業を開始されたばかりの小規模の会社や、プレーヤー社長おひとりの会社も多いです。
なにかひとつの仕事が終わったあとに、これも必要かな？と気が付いたら、「これもやっておきましょうか？」と聞くとスムーズです。
次に仕事の指示を出す必要がなくなるので、依頼する側としてなとっても楽ですよね。
オンラインアシスタントは日々やる仕事が違って、自分で自分の仕事をつくりだすような部分があるので、気がついた仕事はどんどん投げていくと良いと思います。
経理・ホームページ作成・システムなどの専門的なスキル
私のように専門性のあるスキルを持っていない方でも、もちろんオンラインアシスタントのお仕事は可能です。
ただ、以下のような専門的なスキルがある方はお仕事がしやすいと思います。
- 経理のスキルや資格、経験
- ホームページ制作の経験
- ブログ執筆の経験
- 動画製作や編集の経験
- システム関連の知識や経験
アシスタントをする会社によって必要なスキルはもちろん違いますが、専門性のある分野があるとその担当は自動的にあなたとなり、会社内でも重宝されるでしょう。
もちろんこれらの経験がある場合は、求人の応募時に履歴書へ書くことをおすすめします。
注意されても気にしすぎないスキル
オンラインアシスタントは家で仕事をしますが、もちろん普通の仕事のようにミスをしたり、注意されたりすることもあります。
そしてそんな時はふつうに落ち込みます。
リアルなオフィスでは同僚で励ましあったり、先輩がフォローしてくれたり‥なんて事もあるかもしれませんが、
家で1人で仕事をしていると1人で落ち込むことになります。
さらに、ミスを指摘されたり注意された、という場合でも、テキストで言われるとどうしても冷たく感じてしまいがちです。
また、相手は怒っていなんかいないのに、テキストの言い回しで「怒ってる‥？」と感じてしまう事も。
ミスは反省すべきですが、必要以上に相手の言い回しを勘繰ってしまうとしんどくなってしまうので、気にしすぎないようにするのがベストです。
オンライン雑談スキル
オンラインアシスタントといっても人間なので、仕事している相手とは良好な関係を築きたいですよね。
しょっちゅう雑談で時間を取られてしまうのは問題ですが、仕事が立て込んだ後、トラブルが起こったとき、小さな雑談があるとほっとします。
私はオンラインで雑談を始めるのは苦手なのですが、上手に小さな雑談を入れて来られる方は「上手だな」と思います。
特に仕事の後輩は慣れない部分もあると思うので、先輩から小さな雑談を話しかけてあげると心がほぐれて、雰囲気がよくなるかもしれません。
オンラインアシスタントに必要なスキルまとめ
以上、オンラインアシスタントに必要なスキルをお話ししました。
ただ、実は1番大切なのは「誠実であること」です。
上司から見えない場所で仕事をしているので、「あれ？」と思わせてしまったり、疑いを持たせてしまっては仕事はうまくいきません。
逆にいえば、たとえ特別なスキルがなかったとしても、誠実であればお仕事は来ます。
オンラインアシスタントを今後選択肢に入れておられる方の参考になれば幸いです。
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