こんにちは、在宅ワーカー主婦のgyaoです。
みなさん毎日Web会議していますか？
さて、本日はWeb会議システムのzoomをビジネスで使う中で感じた、マナーの実情をお話しします。
目上の人より早く入室？
実際に会議室で会議をするとなると、若手が先に入室してプロジェクターをセットしたり、色々準備にあたり、最後に偉い人が入ってくる‥という流れも多いと思うのですが。
Zoomではどうなのでしょうか？
私の感覚では、そうしてる人もいるという印象です。でも、目下でもギリギリに入ってくる人もいますし、会議の時間に間に合っている以上まったく問題はないのですが。
その人自身がギリギリに入ることが気になるか、気にならないかだけかもしれません。
目下の人がzoomの会議予約やURLの発信をすることが多いと思うので、なんとなく自然と目下の人がzoomに早めに入室していることが多い印象です。
あとは会議開始までは大抵雑談や個別の会話になるので、誰かになにか確認したいことがある時や、顔見て話した方が話しやすい話題がある時も早めに入ったりします。
大人数の会議でも1人1人に挨拶？
数十人が同時に集まってWeb会議、なんてこともあると思います。
その際ホストとしては、入ってきた人全員に「こんにちは」「よろしくお願い致します」と挨拶していくべきなのでしょうか？
これは、結構挨拶をしない人が多いです。
同時に何人も入室してきたり、立て続けに入室してきた場合は誰に挨拶したか確認するのが困難です。
また、最初はカメラオフにして入室する人もいます。
リアルの会議とは少し違って、挨拶はされたら返す、くらいの心持ちでも良さそうです。
誰かが喋っている途中にチャットを送るのは失礼？
zoomを使いこなしてくると、チャットをよく使うようになってきます。
話している人が触れた資料について他の人が全体にファイルを送信したり、セミナーの途中で質問が出たらチャットに送ったりと、発言をして話している人の流れを止めることなく意思表示ができます。
私が参加した会議での傾向としては、若手は割とチャットを多用します。一方、年配の方はあまりチャットを使いません。
そのため年配の人が話している最中にチャットを送ることで、「あなたの話は聞いていません」ととられるのではないかと少し懸念されます。
この辺りは会議参加者との関係性にもよりますが、相手の性格がよく分からない段階では話中にチャットを頻繁に送るのは避けた方が無難かもしれません。
しかしこれからのWeb会議のコミュニケーションとしてはチャットは重要な役割を持つと考えられるので、慣れておきたいですね。
前日の会議URLリマインドは必須？
Web会議に参加する場合、特にzoomでは参加にはURLが必要になります。
大規模な会議だと特に、何人かには「URLもう一度送って」と言われる事があります。
そのため、セミナーなどの有料の会などでは特に参加者へのリマインドメールを送ることは暗黙の了解のようになっています。
もし当日の朝に「あれ？URLどこだっけ」という人がたくさんいれば、URLの再送という余計な業務で会議の準備の時間がとられてしまう可能性も。
面倒でも、リマインドメールは送った方がスムーズです。
画面共有は誰がする？
画面共有をするのは、目下の人がするべきなのでしょうか？
これについは目上や目下などはあまり関係がないと思います。通常は話している人が操作しながら画面共有を行う方がスムーズなので、そういった例が多いかと思います。
議事録をとる人は、zoomの画面とWordなどの文章ソフトを同時に開くことが多いと思うので、画面共有はできません。
また、画面共有をしている人は作業がすべて共有されてしまうので、会議に出ながらちょっと別の作業‥という内職はできませんのであしからずご注意を。
退出時は目上の人から退出？
退出時、みなさんどうしていますか？目上の人が退出するのを待っていますか？
私の肌感覚としては、半々です。
私もなんとなく気分で、目上の人が退出するのを待ったり待たなかったりです（笑）
そもそも、ホストが全員に対してミーティングを終了すればみんな同時に退出できて、駆け引き？のようなものもないので、自分がホストの時はあえて早めに退出したりしています。
これは電話と同じく、「相手が切るのを待ってからこちらも切る」という感覚が身についている人はつい相手が退出するのを待ってしまうと思います。
どちらか迷った時は、待った方が無難かもしれません。
Zoomのマナー、迷った時は安全策を
以上、Zoom参加時のマナーを書いてみました。
新しいコミュニケーションツールなので、使い方に慣れるうちに「これ、ルールとしてはどっちなんだろう？」と思うことが出てくると思います。
きっと昔電話ができた時からそのマナーやルールが確立してきたように、Web会議についてもマナーらしきものが出来上がってくるのだと思います。
Web会議のマナーについて迷った時は、とりあえず無難なほうを選んでおけば間違いがないかもしれません。
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