大人数のzoom(ズーム)で気をつけるべきこと。Web会議ホストの心得

こんにちは、在宅ワーカーのgyaoです。

みなさん、Zoom (ズーム) 使っていますか？

最近は、なるべくWebでできる会議はWebで、という流れがどの企業でも多いのではないでしょうか。

そんな中、大人数でZoom会議やセミナーを行う機会もあると思います。

私は勤務先でZoomの担当をしているのですが、大人数でのWeb会議はいつもとはちょっと違った注意が必要だったので、記事にまとめてみました。

Zoomは何人まで同時に使える？

Zoomはふだん1対1や、4〜5人の打ち合わせで使うことがほとんど、という方が多いと思います。

ですが全国の支社の人間が集まって会議をしたり、大規模なセミナーをZoomで開く機会も今後増えてくると予測されます。

Zoomは何人まで同時に接続できるのでしょうか？同時接続可能数は、プランによって異なります。

プロプラン以上なら、1000人まで参加者を追加可能です。プロプランの場合500名までで8,700円/月、1000名までで14,100円です。

ちなみに無料プランと有料プランの違いとしては、無料プランでは人数を100名以上追加できないこと、3名以上の会議は40分の時間制限があること、クラウド記録が利用できないことなどが挙げられます。

また、ビジネスプランでは最低10ホストの契約が必要 (27,000円/月〜)、企業プランでは最低100ホストの契約が必要 (270,000円/月〜)なので、かなり大規模な会社向けになるでしょう。

Zoomを30〜40名以上の大人数で利用する際には、ふだんのミーティングとは少し異なる部分があります。

私が感じた、大人数のZoomで気をつけるべきことを書いていきます。

大人数のミーティングを主催する場合に必須なのが共同ホストを割り当てることです。

共同ホストになると、他の参加者に対してこれらの事ができるようになります。

大人数のミーティングですと、生活音や電話で話す声などをシャットダウンするために、話している人以外は音声をミュートにすることが多いと思います。

しかし中には音声をミュート解除のまま参加している人がいたりして、会議中に余計な音が聞こえて気になってしまうことも。そんな時ホストが1人だと話すこととミュートを同時に行うのは難しいので、共同ホストが活躍します。

また、チャットへの対応もホスト1人で話ながら対応するのはなかなか難しいです。

ミーティングの参加者が多いほど、共同ホストは多めに確保しておく方がおすすめです。

共同ホストの割り当て方は、共同ホストにしたい人の画像の右上あたりの…マークをクリックし、「共同ホストにする」を選べばOKです。

セミナーなどでは、定刻までは待機室に入ってもらい、時間が来たら待機室を解放して入ってもらうスタイルも多いと思います。

この待機室からの入室許可は、ひとりひとり「許可」ボタンを押していく必要があります。

参加者が大人数の場合、この作業が結構大変です。

セミナー開始時刻の10分前くらいから開始時間までに集中して大量の参加者がアクセスするので、共同ホストを複数作っておき順に許可しておくのがおすすめです。

参加者名簿などを見て出欠確認をしながらの入室許可ですとより時間がかかりますので、Googleスプレッドシートなど複数人で同時編集できる名簿で管理しておくのがよいでしょう。

大規模ミーティングの場合、ホストや共同ホストが参加者全員の顔を知っている‥という場合は実は少ないのではないでしょうか？

そんな時、Zoomの画像の左下に出る「表示名」が名前以外だったら‥お名前を呼びかけることも、出欠管理をすることもできなくなります。

特に社外の方が多く参加するセミナーなどでは、zoomの表示名が「会社名」のみだったり、「iphone」やニックネームなどお名前を推測するのが難しい場合も多いです。

Web会議の最中に表示名を名前に変えてもらうように呼びかけても良いですし、事前案内の際にメールに記載しておいてもよいかもしれません。

大人数のWebミーティングは、参加者側からすると発言がしにくいものです。

発言や質問の方法は、会議が始まった後にでも参加者にご連絡をしておくと親切です。

話し手が話している途中で適宜発言してもらう方法ならば、挙手機能を使うこともできます。挙手は「参加者」ボタンから行えます。

また、セミナーの進行を時間通り行うために質問を最後に回答する場合は、チャットにどんどん質問を打ち込んでいってもらう方法も有効です。

チャットは保存して後からテキストで確認することもできるので、ミーティング後に個別に回答することもできます。

以上、大人数でZoomミーティングを開催する時の注意点をお伝えしました。

一ヶ所に集まるとなると時間が合わない場合も、Webミーティングなら全国各地から手軽に参加することができます。

大人数のZoomミーティングには少しのコツが必要なので、事前準備をした上で開催されるのがおすすめです。